บุคลิกภาพ การสื่อสารและการสร้างบรรยากาศในการทำงาน

จากการที่ กองสื่อสารองค์กร มหาวิทยาลัยขอนแก่น จัดกิจกรรม OD หรือ Organization Development การพัฒนาองค์กรภายใต้หัวข้อ สัมมนา “สื่อสารสร้างสุขสรรค์” เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันอย่างมีความสุข โดยได้รับเกียรติจาก ผศ.ดร.จงรักษ์ หงษ์งาม ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายทรัพยากรบุคคล เป็นวิทยากร เมื่อวันพุธที่ 1 มิถุนายน 2559 นั้น ทำให้บุคลากรหลายคนต่างกันมาให้ความสนใจกับบุคลิกภาพและการปรับตัวกับกิจกรรมที่วิทยากรนำเสนอ วันนี้ผมจึงขอความอนุเคราะห์บทความจากท่านวิทยากรมาเผยแพร่เป็นวิทยาทาน

บุคลิกภาพ การสื่อสารและการสร้างบรรยากาศในการทำงาน
โดย ผศ.ดร.จงรักษ์ หงษ์งาม

การสื่อสารถือเป็นปัจจัยหลักในการทำงานที่ต้องอาศัยคำว่า “ทีมงาน” การสื่อสาร และประสานงานกันนั้นต่างก็ต้องใช้ศิลปะ เนื่องจากบุคลิกและอุปนิสัยที่แตกต่างกัน ทำให้หลายครั้งที่ การสือสารที่ผู้ส่งสารตั้งใจจะบอก กลับทำให้ผู้รับสารแปลความไปต่างๆนาๆ ดังนั้นการเข้าใจในบุคลิกลักษณะที่แตกต่างในตัวคน จึงเป็นเรื่องที่ควรศึกษาเพื่อเข้าใจความแตกต่างและสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับการสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารกับบุคคลที่มีบุคลิกลักษณะต่างจากเรา การวัดว่าใครมีบุคลิกอย่างไรนั้น ในทางจิตวิทยาใช้หลักการของการวัดพฤติกรรมผ่านแบบวัด“การยืนกราน” และแบบวัด “การตอบสนอง” คำว่า ยืนกราน หมายถึง ความเชื่อมั่นในตนเอง ความมั่นใจในตนเอง หากมีมากเราเรียกว่า ยืนกรานสูง ในทางตรงข้ามหากมีน้อยเราเรียกยืนกรานต่ำ ในภาพแสดงด้วยระนาบตามแนวนอน ขวา และซ้ายตามลำดับ(Marston 1928)

ส่วนการตอบสนอง นั้นหมายถึง ระดับความอ่อนไหวของอารมณ์ กล่าวคือ ถ้ามีอารมณ์ที่อ่อนไหวมาก เราเรียกตอบสนองสูง และหากมีวุฒิภาวะทางอารมณ์ที่มั่นคง เราเรียก ตอบสนองต่ำ จากภาพคือตามแนวแกนตั้ง บน ล่างตามลำดับ เมื่อนำหลักการทั้งสองด้านมาพิจารณาแบบไขว้ เราจะแบ่งบุคลิกลักษณะของคนออกได้ 4 ลักษณะคือ

1. ยืนกรานต่ำและตอบสนองสูง หรือ “ศิราณี”
2. ยืนกรานสูงและตอบสนองสูง หรือ “ดารา”
3. ยืนกรานต่ำและตอบสนองต่ำ หรือ “ฤาษี”
4. ยืนกรานสูงและตอบสนองต่ำ หรือ “จอมยุทธ์”

ดังภาพที่  1  การแบ่งบุคลิกภาพตามการยืนกรานและตอบสนอง

การสื่อสารและการสร้างบรรยากาศในการทำงาน

อยู่กับ ศิราณี อย่างมีความสุข

• พยายามสนับสนุนความรู้สึกของพวกเขา ศิราณีมักจะขาดความเชื่อมั่นในตนเอง ดังนั้นการประสานงานกับศิราณีควรเปิดรับความคิดของพวกเขา และให้กำลังใจอยู่เสมอ
• แสดงให้รู้ว่าท่านสนใจในตัวเขา เนื่องจากศิราณีมักมีอารมณ์ของการขี้น้อยใจอยู่เสมอ เช่น เรื่องเล็กๆ ของจอมยุทธ์ก็อาจเป็นเรื่องใหญ่ของศิราณี คำพูดของจอมยุทธ์ที่ไม่ทันคิด กลับกลายเป็นเรื่องน้อยใจของศิราณีเป็นต้น
• ให้เวลาพวกเขาในการพูดถึงความต้องการส่วนตัว ศิราณีเป็นนักฟังที่ดีและก็ต้องการให้คนอื่นฟังสิ่งที่ตนอึดอัด สิ่งที่ตนอยากระบายเช่นกัน
• การทำงานที่ตัดสินใจอย่างรวดเร็วต้องเตรียมเผชิญกับการเข้าใจผิดที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เมื่อต้องร่วมงานกับศิราณีที่ค่อนข้างขี้กังวล เราจำเป็นต้องมีแผนสำรองเสมอ เช่น เมื่อมอบงานให้ศิราณีงานหนึ่ง เราจำเป็นต้องให้ข้อมูลกับศิราณีต่อว่า ถ้าแผน A ไม่สำเร็จ แผน B คืออะไร และต้องมีการรับรองการกระทำของเขาว่าเสี่ยงน้อยที่สุด ให้ความมั่นใจและสนับสนุนเป็นการส่วนตัว

 

อยู่กับ ดารา อย่างมีความสุข

• ให้โอกาสพูด ฝัน และสนับสนุนความคิดเขา ซึ่งนิสัยดารา ภาษาวัยรุ่นเรียกว่า “ช่างเม้าท์” ดาราชอบที่จะเล่าเรื่องราวต่างๆ แม้ว่าจะเล่าซ้ำแล้วซ้ำอีกก็ตาม ดารามีความสุขที่ได้เล่า
• อย่ารีบอภิปรายให้เกิดปัญหา พยายามประณีประนอน ดาราเป็นคนที่มีความอ่อนไหวทางอารมณ์สูง (คล้ายกับศิราณี แต่ต่างกันที่การกระทำ) เมื่อดาราเจอความขัดแย้งอย่างใดอย่างหนึ่ง ก็มักจะทนไม่ได้ที่จะเฉยไว้ ต่างกับศิราณีเมื่อเจอเหตุการณ์เดียวกัน ศิราณีจะเป็นฝ่ายอดทน เงียบ แต่แอบวิตก คิดมาก น้อยใจ
• ดาราไม่ชอบการโต้เถียง จงหลีกเลี่ยง สถานการณ์ที่จะต้องโต้เถียงกับดารา เนื่องจาก ดารามักมีอารมณ์รุนแรงและไม่สามารถระงับได้ การโต้เถียงอาจนำไปถึงปัญหาใหญ่โต จนเป็นกรณีพิพาทในวงกว้างได้
• เมื่อตกลงกันได้แล้ว เขียนสรุปข้อตกลง การร่วมงานกับดารา ไม่ต่างอะไรกับการทำงานร่วมกับศิลปิน คำว่า “อารมณ์ศิลปิน” สามารถใช้อธิบายได้ในกรณีนี้ กล่าวคือ ดารามักรับปากว่าจะทำงานนั้นงานนี้ แต่จะทำเมื่อไรขึ้นกับอารมณ์ในขณะนั้น อาจทำให้เสร็จเลยตอนนั้น หรือจะทำเมื่อมีอารมณ์ที่อยากทำ เป็นต้น
• ทำตัวให้สนุกสนาน และทำงานเร็ว อุปนิสัยดาราที่เด่นชัดมากอันหนึ่งคือ ความสดใส ร่าเริง มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี ดังนั้นหากเพื่อนร่วมงานที่ทำตัวน่าเบื่อ ดาราย่อมต้องรำคาญ
• ดาราชอบตัดสินใจในทางบวก ถ้าข้อแนะนำนั้นอ้างอิงมาจากบุคคล เนื่องจากดาราเป็นมนุษย์ที่ชอบสังคม การจะจูงใจดาราจำเป็นต้องใช้สังคมมาอ้าง เช่น เจ้านายคนนี้(เป็นคนที่ดาราเคารพ) บอกให้ทำอย่างนี้ ดาราย่อมคล้อยตาม เป็นต้น

 

อยู่กับ ฤาษี อย่างมีความสุข

• การแสดงความคิดเห็นควรทำให้เป็นรูปธรรม ฤาษีเป็นคนที่ชอบเหตุผล มากกว่าอารมณ์ ดังนั้นการทำงานร่วมกันฤาษีจึงต้องเน้นหลักการที่เป็นรูปธรรม และหลีกเลี่ยงการนำเอาหลักการแบบบอกต่อๆกันมา มาอ้างกับฤาษี เพราะฤาษีจะไม่เชื่อ ไม่ศรัทธา
• ทำงานเป็นระบบ แน่นอน หลายหน่วยงานที่มีฤาษีเป็นคนส่วนมากในองค์กร ระบบคุณภาพต่างๆ มักขับเคลื่อนได้อย่างดี เนื่องจากฤาษีเป็นมนุษย์ระบบ ในทางตรงข้าม องค์กรใดมี ศิราณี หรือ ดารา เป็นคนส่วนใหญ่ ระบบคุณภาพในงานมักขับเคลื่อนได้อย่างช้าๆ อาจทำได้หลังการจัดสัมมนาการทำงานเป็นทีม แต่อาจรักษาความยั่งยืนยาก เพราะไม่นานความขัดแย้งอาจก่อตัวขึ้นอีก เนื่องจาก ศิราณี ดารา เป็นกลุ่มที่มีความอ่อนไหวทางอารมณ์สูง
• ให้เวลาพิสูจน์คำพูดและการกระทำของท่านกับเขา เนื่องจากฤาษีจะไม่ให้ความเคารพ ศรัทธาใครง่ายๆ (แม้แต่เจ้านาย) ถ้ายังไม่มีการพิสูจน์ว่าใครคนนั้นมีความสามารถกว่าฤาษีจริง ดังนั้นเจ้านายประเภทที่เก่งด้อยกว่าลูกน้องที่เป็นฤาษี มักมีปัญหาด้านการปกครองเสมอ วิธีแก้ไขคือ ต้องจัดฤาษีให้ทำงานกับคนที่เก่งกว่าจริงๆ จัดให้ฤาษีทำงานที่ยาก มีความซับซ้อน และไม่ต้องเจอผู้คน ไม่ต้องประสานงานกับคนมากเพราะฤาษีชอบทำงานเงียบๆ เขามีโลกส่วนตัวสูง
• การทำงานควรแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน เพราะฤาษีเป็นมนุษย์ระบบ การทำงานอะไรที่ขาดการวางแผน จะสร้างความหงุดหงิดให้เขาอย่างมาก เช่นการเชิญประชุมด่วนที่สุด โดยขาดจดหมายเชิญ ฤาษีอาจปฏิเสธที่จะเข้าร่วม วิธีแก้ไขคือ ถ้าการประชุมนั้นเร่งด่วนมาก อาจทำหนังสือเชิญ หรือส่งข้อความทางอีเมล์ ให้ฤาษีเป็นการเฉพาะ การบริหารคนเจ้านายไม่สามารถใช้คำว่า “เสมอภาค” ได้ในกรณีนี้ หากต้องใช้ศาสตร์ของการบริหารบุคคลที่มีบุคลิกแตกต่างดังคำว่า “อ่านคนออก บอกคนได้ ใช้คนเป็น”
• อย่ารีบตัดสินใจ ต้องมีการรับรองการกระทำ ในงานทุกงานที่ฤาษีรับผิดชอบ เขาเป็นคนละเอียด ปราณีต ดังนั้นการกดดันให้เขารีบตัดสินใจปราศจากการให้เวลาพิจารณาอย่างถ้วนถี่ ย่อมทำให้ฤาษีต่อต้าน ทางแก้ไขคือ งานทุกงานที่ต้องใช้งานฤาษี ควรให้ฤาษีมีส่วนร่วม และให้เวลาพอสมควร
• หลีกเลี่ยงการใช้เล่ห์เหลี่ยมต่างๆ กับเขา เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ต้องอาศัยประสบการณ์ในการมองฤาษีให้ออกว่า เมื่อไรที่เขากำลังแกล้งไม่รู้ ภายใต้ใบหน้าและอารมณ์ที่เฉยชานั้น หลายครั้งที่ ดารา มักใช้เล่ห์เหลี่ยมกับฤาษี แต่กลับตกเป็นคนพ่ายแพ้เอง

 

อยู่กับ จอมยุทธ์  อย่างมีความสุข

• พยายามสนับสนุน เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของเขา สำหรับจอมยุทธ์ที่มีลักษณะชัดเจนสองเรื่องคือ “โง่ไม่ได้ แพ้ไม่เป็น” นั้นเพื่อนร่วมงานจำเป็นต้องปรับตัวดังนี้ เมื่อได้รับมอบงานจากจอมยุทธ์มาแล้ว ต้องใช้ความพยายามที่จะทำงานนั้นให้สำเร็จ ตามที่ได้กล่าวกรณีของศิราณี ต้องมีแผน B เสมอนั้น กรณีจอมยุทธ์จำเป็นต้องมี แผน C แผน D แผน E ร่วมด้วย ส่วนเรื่องที่ว่า โง่ไม่ได้นั้น หลายครั้งที่เราไม่สามารรโต้แย้งด้านความคิดกับจอมยุทธ์ได้แม้ว่าจอมยุทธ์จะไม่มีข้อมูลในเรื่องที่กำลังเป็นประเด็น แต่เราไม่สามารถจะบอกกับจอมยุทธ์ตรงๆได้ว่าเขาไม่รู้ในเรื่องนั้นๆ สิ่งที่เราทำได้คือ พยายามถามคำถามโดยพยายามให้เขาค้นพบคำตอบด้วยตนเอง
• รักษาสัมพันธภาพแบบนักธุรกิจ หรือที่เรียกว่า “Win-Win” กล่าวคือถ้าเราต้องการอะไรจากจอมยุทธ์ เราต้องเตรียมสิ่งของ หรือเงื่อนไขบางอย่างเป็นการตอบแทนเสมอ
• ต้องเป็นคนเที่ยงตรง มีระบบ และประสิทธิภาพ เมื่อต้องร่วมงานกับจอมยุทธ์เราควรทำตัวเป็นจอมยุทธ์เหมือนกันคือ เป็นคนที่ตรงต่อเวลา มุ่งเน้นความสำเร็จของงานให้มาก

บุคลิกภาพ หรืออุปนิสัยของเรานั้นส่งผลต่อความสำเร็จในการทำงาน หรือเป็นปัจจัยหนึ่งในการกำหนดรายได้ในอนาคต(Heckman, Stixrud et al. 2006) แต่ละอาชีพมีความคาดหวังในแต่ละบุคลิกที่แตกต่างกัน เช่น อาชีพพนักงานขาย ก็ควรต้องมีบุคลิกของ “ดารา” มากกว่าบุคลิกอื่น หรืออาชีพแพทย์ ต้องมีทั้ง สี่บุคลิกที่จำเป็นต้องใช้ในแต่ละกาละเทศะ เป็นต้น งานของข้าพเจ้าเองที่ได้ทำวิจัยในกลุ่มอาชีพต่างๆ และใช้แบบวัดทางจิตวิทยาอื่น เช่น แบบวัด Locas of Control , Mini-Marker, Self-Esteem, Conflict Management ก็ยืนยันเช่นกันว่า บุคลิกลักษณะเป็นปัจจัยหนึ่งที่ส่งผลต่อรายได้ในอนาคต (Jongrak Hong-ngam 2012)

ภาพที่ 2 การวางคนให้เหมาะกับงานตามบุคลิกภาพ การยืนกรานและตอบสนอง

เอกสารอ้างอิง

Heckman, J. J., J. Stixrud, et al. (2006). “The Effects of Cognitive and Noncognitive Abilities on Labor Market Outcomes and Social Behavior.” NBER working paper series. Retrieved February 2, 2006, from http://www.nber.org/papers/w12006.

Jongrak Hong-ngam (2012). “Effects of Cognitive and Non-cognitive Skills on Earnings Outcomes: A Case Study of Khonkaen Province of Thailand.” NIDA Economics Review 6(2): 22.

Marston, W. M. (1928). “Personal DISCCernment Inventory.” Retrieved 2 กุมภาพันธ์ พ.ศ.2557, from http://www.pdiprofile.com/pdi/DISCBackground.asp?res=15.

ผศ.ดร.จงรักษ์ หงษ์งาม เจ้าของบทความ

 

กองสื่อสารองค์กร มข.จัดOD “สื่อสารสร้างสุขสรรค์”ย้ำองค์กรแห่งความสุข